Lên Danh Sách Khách Mời Như Thế Nào Cho Hợp Lý?

Trong tiệc cưới, cách lên danh sách khách mời đám cưới là việc cực kỳ cần thiết, để giúp bạn và gia đình không bị bội chi cũng như làm chủ được công việc đón tiếp chu đáo.

Trong bài viết này, chúng tôi đã đúc kết lại cách tính toán cực kỳ chi tiết giúp bạn dễ dàng hơn trong  việc lên  danh sách khách mời.

Cách tính số lượng để lên danh sách khách mời

Chia nhỏ nhóm đối tượng là bước quan trọng đầu tiên để lên danh sách khách mời. Để lên danh sách khách mời đám cưới được chuẩn nhất, bạn chỉ cần nhớ thế này thôi:

1. Nhóm khách thân thiết

Nhóm này bao gồm người thân, họ hàng, hàng xóm láng giềng của bạn và bố mẹ. Họ là những người rất gần gũi với mối tương quan lâu năm khăng khít. Nhóm này thường 85-90% sẽ tới tham dự.

2. Nhóm khách xã giao

Trong này có cộng sự, bạn bè, đối tác…thường xuyên gặp gỡ thì tỉ lệ tham dự ở khoảng 70% – 80%. Còn nếu như ít có liên hệ hơn thì phần trăm chỉ ở mức khoảng 45% thôi.

Cứ theo bí quyết đấy, sau khi liệt kê toàn bộ bạn có thể tính được số lượng tương đối những người cần mời và sẽ đến dự. Tất nhiên, đây không phải bí quyết chuẩn như toán học.

Tuy nhiên nó cũng có ích cho bạn và gia đình ước lượng chính xác hơn. Nên dùng excel để làm thay vì viết tay có khả năng bị nhầm lẫn nhé.

Cách tính toán khách mời đám cưới

 Khách mời là hàng xóm, người thân: Khoảng 85% sẽ tham dự.

 Khách mời là bạn bè đã có gia đình, thường thấy mặt và khá giả: Khoảng 85% sẽ tới dự.

 Khách mời là bạn bè không gặp trong khoảng một năm trở lại: Chỉ có tầm 40% sẽ tham dự.

Vậy, công thức tính như sau: nếu như bạn có 150 người trong danh sách khách mời, 50 trong đó là hàng xóm (người thân) và 100 người là bạn bè, cách tính là: (50×65%) + (100×90%)= 122,5. Như vậy, khoảng 123 người sẽ đến dự đám cưới.

Tất nhiên cách tính trên chỉ mang tính tương đối, bạn nên dự trù những tình huống bất ngờ để mọi việc có khả năng diễn ra trơn tru.

Một khi lên được danh sách khách mời đám cưới bạn mới chỉ nên yên tâm 50%, để tăng khả năng khách mời sẽ đến dự đám cưới theo đúng dự tính thì việc mời đám cưới ra sao khiến khách mời ưng ý và đến tham dự là điều cốt yếu thứ hai.

Những câu hỏi cần thiết quyết định lên danh sách khách mời

Trước khi quyết định mời một ai đấy hãy thử hỏi:

1. Lần cuối bạn trò chuyện với họ là khi nào?

2. Bạn có thường xuyên gặp họ không?

3. Họ biết bạn sắp kết hôn không?

4. Họ gặp bạn đời tương lai của bạn chưa?

5. Họ có liên quan đến cuộc sống sau này của bạn không?

6. Bạn có thấy khó chịu nếu như không mời họ không?

7. Có người đi kèm với người được mời không?

Nếu lời giải thích đa số là có thì đấy dám chắc là người bạn nên mời. Còn câu trả lời là 50/50 thì đối tượng mục tiêu này đáng để bạn cân nhắc.

Giảm bớt khách mời

Trường hợp này chắc chắn xảy ra ở bất kỳ đám cưới nào. Đó là lý do tại sao bạn nên chia cột cho danh sách khách mời.

Hãy bắt đầu việc cắt giảm với danh sách cộng sự. nếu không thân thiết hoặc ít tiếp xúc, bạn có thể bỏ qua tuy nhiên đừng quên mời sếp nhé! có khả năng dù không quá gần gũi hoặc biết chắc sếp sẽ không đến dự. Tuy nhiên đấy là một cách để bạn thể hiện sự tôn trọng dành cho cấp trên.

Hơn 20 năm đi học, bạn cũng có không ít những người bạn và tất nhiên, bạn không thể mời hết. Với số lượng khách chuẩn mực ở hạng mục này, bạn cần sàng lọc lại cẩn thận và nhớ ưu tiên những người thân gần đây nhất.

Sẽ có bạn bè thân cấp hai tuy nhiên bẵng đi một thời gian không liên lạc, bạn sẽ bỏ qua họ. Một tuyệt chiêu nhỏ trong việc giảm bớt khách mời là hãy bỏ qua bạn bè ít tuổi hơn mình.

Họ hàng và khách mời của bố mẹ thì nên để bố mẹ quyết định. Bạn chỉ cần báo trước một con số tương đối.

Người lớn thường ngại mời người này mất lòng người kia nên bạn nhớ dặn bố mẹ nói với người được mời rằng đám cưới giới hạn khách.

Việc này hữu ích vì họ sẽ không loan truyền tất cả thông tin đám cưới và có khả năng hạn chế được trẻ em. Thế nhưng bạn cũng không nên chủ quan. Thay vì bàn tiệc 12 người, bạn hãy chọn bàn 10 người như xu hướng hiện nay và sau đó có thể kê thêm 1–2 ghế khi cần.

Xác nhận số lượng khách mời đám cưới trước khi đặt bàn

Sau khi đã lên danh sách khách mời đám cưới cố định, việc quan trọng tiếp theo bạn cần làm là nên gửi thiệp mời tới trước 2 tuần.

Cùng lúc đó, khi trao thiệp bạn có hỏi khéo léo gợi ý để biết vị khách mời của bạn có tới dự đám cưới hay không. Hoặc trước đám cưới một tuần, bạn sẽ gọi điện thoại để xác nhận Việc này.

Bạn sẽ sẽ băn khoăn vì gọi điện như thế sẽ khiến các vị khách cảm thấy tự ái, tuy nhiên bạn hãy thử nói: “Hôm đó có bận không? có thể tới dự với mình cho vui không?”… Với những vị khách lớn tuổi như ông bà, cô gì, chú bác bạn có thể nhờ ba mẹ gọi điện giúp.

Nếu như chỉ là tiệc mời chung vui với bạn bè, bạn sẽ có một dòng chữ nhỏ trên thiệp mời yêu cầu họ gọi điện xác nhận trước khi tham dự.

Bạn cũng nên hỏi bàn bè có đi cùng người thân hoặc trẻ nhỏ không để sắp xếp chỗ hoặc chuẩn bị những món quà cưới dễ thương nhỏ cho các bé như bóng bay, đồ chơi.

Việc xác nhận sự tham gia của khách mời đã là văn hóa của người phương Tây. Và ở Việt Nam, Điều này cũng đang trở nên phổ biến và là một trong những điều văn minh.

Cập nhật liên tục khi lên danh sách khách mời

Sau khi đã lên danh sách khách mời đám cưới và chốt số lượng, việc cập nhật cũng rất quan trọng. Thiệp mời nên được gửi trước đám cưới ít nhất 1 tuần. Khi đưa hãy khéo léo dò hỏi để nắm rõ ràng xem họ có tới tham dự được không.

Cũng tránh trường hợp phát sinh khách mời vào phút cuối. tất cả mọi thứ sẽ loạn lên cho mà xem.

Khi đưa thiệp mời hãy khéo léo dò hỏi để nắm rõ ràng xem khách mời có tới tham dự được không.

Số lượng đặt bàn tiệc cũng phải dựa trên số khách mời đã chốt. bình thường các cặp đôi thường đặt rút đi 3 – 5 mâm so sánh với lượng tính toán.

Nhưng nếu đã có sự khảo sát trước thì phải dựa vào đó để quyết định. Không để thừa quá nhiều nhưng cũng nên nhớ “thừa còn hơn thiếu” nhé.

Lời kết

Chỉ với những bí quyết đơn  giản, dễ thực hiện ở trên, hi vọng đã giúp cho bạn giải quyết được bài toán lên danh sách khách mời đám cưới. Chúc bạn có một đám cưới diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.

Xem thêm: Ý Nghĩa Của Các Màu Sắc Thiệp Cưới Dành Cho Bạn

Phương Thoa – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:ngoisao, wedding, inangiahy)